• Plán VO IA MPSVR SR
• Archív VO

O agentúre » Verejné obstarávanie » Archív VO » Verejná výzva na predkladanie ponúk na automatizovaný systém správy registratúry

Verejná výzva na predkladanie ponúk na automatizovaný systém správy registratúry

1. Identifikačné údaje obstarávateľa

 

Úradný názov: Fond sociálneho rozvoja
Adresa: Špitálska 6
PSČ: 814 55
Mesto: Bratislava
IČO: 30854687
DIČ: 2021846299
Kontaktná osoba: Bc. Dana Bartová
E-mail: dana.bartova@fsr.gov.sk

2. Predmet zákazky

Predmetom obstarávania je dodávka hotového programového vybavenia na evidenciu, vybavovanie, obeh, označovanie, vyraďovanie a uschovávanie dokumentov Fondu sociálneho rozvoja, v zmysle legislatívy týkajúcej sa tejto oblasti. Súčasťou predmetu obstarávania je inštalácia programového vybavenia, zaškolenie užívateľov a administrátorov a ďalšie služby spojené s údržbou hotového programového vybavenia.

 

3. Podmienky predloženia ponuky

Cenové ponuky zasielať na e-mailovú adresu: dana.bartova@fsr.gov.sk do 26.11.2010, do 9.00 hod.

Lehota na dodanie predmetu zákazky, vrátane zaškolenia užívateľov a administrátorov: do 15.12.2010

Ponuka dodávateľa musí zahŕňať:
- presnú špecifikáciu programového vybavenia
- cena bez DPH za programové vybavenie, inštaláciu programového vybavenia, zaškolenie užívateľov a administrátorov a normohodinu servisných služieb
- celková cena bez DPH
- fotokópia dokladu o oprávnení podnikať na daný predmet
fotokópia dokladu, ktorý dokazuje, že programové vybavenie je certifikované Ministerstvom vnútra SR, odbor archívov a registratúr v súlade s platnými legislatívnymi predpismi

 

4. Kritéria na vyhodnotenie ponúk

Kritérium vyhodnotenia ponúk je  najnižšia celková cena EUR bez DPH.

 

5. Počet užívateľov automatizovaného systému správy registratúry: cca 90

Požadujeme uviesť jednotkovú cenu na užívateľa a celkovú cenu v EUR bez DPH.
Požadované riešenie súčasného stavu: zavedenie programového vybavenia na funkčné riadený informačný systém zameraný na evidenciu, prideľovanie, vybavovanie, obeh, označovanie.... záznamov/spisov, pri rešpektovaní platných legislatívnych noriem - zákona NR SR č. 395/2002 Z.z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov a vyhlášky MV SR č. 628/2002 Z.z., ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach.

 

Špecifikácia predmetu zákazky - automatizovaného systému správy registratúry požadované Fondom sociálneho rozvoja - (návrh):
• presná evidencia a klasifikácia nových záznamov (prichádzajúca a odchádzajúca „pošta“) v papierovej alebo elektronickej forme (faxy a pod.)
• vedenie centrálneho registratúrneho denníka záznamov tak, aby obsahoval údaje o prijatí, pridelení, tvorbe, vybavení, odoslaní záznamov...
• automatické prideľovanie registratúrnej značky, znaku hodnoty a lehôt uloženia na základe Registratúrneho plánu
• automatické priraďovanie atribútov záznamov (evidenčné číslo, dátum a čas zaevidovania, spôsob doručenia, meno užívateľa...)
• možnosť prideľovania záznamov užívateľovi  príslušného organizačného útvaru
• možnosť vyplnenia a vytlačenia spisových obalov k novým zaevidovaným záznamom/spisom
• tlač preberacích protokolov pri odovzdávaní „pošty“ v papierovej podobe užívateľovi
• možnosť sledovať vybavenosť pridelených záznamov (ako, kedy, kým boli vybavené)
• tlač podacieho denníka (podľa zvoleného dátumu)
• vyhľadávanie záznamov podľa všetkých údajov v dokumente (vec, odosielateľ, dátum, organizačný útvar, užívateľ....a pod.)
• správa spisov - automatické prideľovanie evidenčného čísla záznamu a spisu, vytváranie nových spisov s automatickým vygenerovaním čísla spisu, zaraďovanie záznamov do spisov, vybavovanie spisov, uzatváranie spisov, prenos neuzatvorených spisov na konci nového roku s novým číslom spisu, pričom sa vyznačí ich súvislosť s predchádzajúcimi spismi, ročný prehľad spisov...a pod.)
• možnosť vyplnenia a vytlačenia poštového podacieho hárku pre odosielanú „poštu“
• zobrazovanie a tlač rôznych zostáv (napr. denné zoznamy záznamov podľa organizačných útvarov, resp. konkrétneho spracovateľa, štvrťročný resp. ročný prehľad vybavených/nevybavených záznamov ...a pod.)
• možnosť k záznamom evidovaným v systéme pripájať naskenované dokumenty
• možnosť zasielania internej kópie záznamov
• definovanie  prístupové práva zamestnancov k jednotlivým záznamom
• ochrana záznamov a informácií pred neoprávneným prístupom
• možnosť nastavenia prístupových práv užívateľov k záznamom a spisom na základe organizačnej štruktúry
• delegovanie prístupových práv zo strany užívateľa na iného užívateľa
• možnosť sledovať procesy jednotlivých štádií a termínov vybavovania záznamov, ako aj spätného prezerania celej histórie
• možnosť vytvárania vlastných jednoduchých modifikácií vo vlastnej réžii bez objednávania služieb u dodávateľa ( vytváranie adresárov, číselníkov, kódov, značiek...)
• správa číselníkov (registratúrny plán, druh záznamu, typ záznamu, spôsob vybavenia...)
• možnosť automatickej evidencie elektronickej pošty z programu Microsoft Office Outlook verzií 2003 a vyšších do systému
• riadenie registratúrneho strediska (tvorba zoznamov spisov odovzdávaných do registratúrneho strediska z organizačných útvarov, označenie a zoznam neodovzdávaných spisov)
• triedenie spisov podľa rokov
• preklopenie spisov so znakom dokumentárnej hodnoty „A“
• kompletný prehľad o výpožičkách spisov v registratúrnom stredisku a ich vrátení
• sledovanie uplynulých lehôt uloženia, tvorba zoznamov uzatvorených a vybavených spisov navrhnutých na vyradenie

Špecifikácia technologických parametrov:
- aplikácia typu klient - server
- tenký klient prevádzkovateľný na systémoch Windows XP a Windows 7
- server prevádzkovateľný na operačných systémoch Windows 2003 R2, Windows 2008 a Windows 2008 R2
- otvorený systém s možnosťou prepojenia na už existujúce systémy obstarávateľa
- typ databázy, ktorý je kompatibilný s databázovým systémom obstarávateľa
- autentifikácia užívateľov oproti LDAP serveru (MS Active Directory)
- jednoduchý systém aplikácie bezpečnostných záplat bez potreby zásahu administrátora
- prevádzkovanie systému, bez ďalších dodatočných externých systémov

 

Špecifikácia služieb pre zavedenie automatizovaného systému správy registratúry:
• analýza požiadaviek a návrh riešenia implementácie
• inštalácia programového vybavenia
• vyškolenie užívateľov a administrátorov
• dozor pri nábehu do prevádzky
• predloženie vypracovanej užívateľskej príručky dodávateľom na konkrétny implementovaný systém pre FSR

 

6. Záručné a servisné podmienky

Na dodaný automatizovaný systém správy registratúry požadujeme záruku minimálne 24 mesiacov, servisné zásahy, počas záručnej doby najneskôr do 4 hod. od preukázateľného nahlásenia závady na mieste u obstarávateľa.